За много заведения телефонните обаждания остават основният начин клиентите да резервират маси. В България това все още е доминиращият канал за резервации, дори за ресторанти, които иначе се представят на високо ниво. И все пак начинът, по който се обработват телефонните резервации, често създава реални предизвикателства както за персонала, така и за мениджърите.

Болката от ръчното обработване на повиквания

Традиционно, когато гост се обади, персоналът трябва:

• Запишете телефонния номер на хартия или го напишете на ръка.
  
• Попитайте за името и данните на госта отново и отново.
  
• Понякога, за да спестите време, пропуснете събирането на данни за контакт.
  

Този подход създава няколко проблема:

• Загубена информация за контакт : ако гостът пристигне късно или промени плановете си, мястото за провеждане на събитието няма как да се свърже с него.
  
• Няма история на клиентите : без правилно събиране на данни няма начин да се разбере дали гостът е редовен, труден клиент или ценен купувач с големи разходи.
  
• Несвързана CRM система : гостите, които резервират по телефона, не попадат в базата данни на мястото, което означава, че не могат да бъдат включени в програми за лоялност, маркетингови кампании или възможности за допълнителни продажби.
  
• Повишени грешки : ръкописните бележки или прибързаното въвеждане на данни често водят до грешки в датите, часовете или броя на гостите.
  
  

Как Reservation.Tools решава това

С Reservation.Tools, входящите обаждания се трансформират в структурирани, ефективни и персонализирани взаимодействия. Веднага щом телефонният номер бъде разпознат, системата:

• Свързва числото със съществуващата база данни.
  
• Автоматично извлича профила на клиента, включително име, информация за контакт, история на посещенията, бележки от персонала и оценка от клиентите.
  
• Отбелязва важни подробности, като например дали гостът харчи много пари или е имал проблеми в миналото.
  
• Предварително попълва формуляра за резервация, така че персоналът трябва само да потвърди или коригира данните.
  
  

Този процес елиминира повтарящите се въпроси, ускорява въвеждането на резервации и гарантира, че всяко обаждане се регистрира директно в CRM системата.

Пример от практиката

Натоварена вечерна служба. Телефонът звъни. Вместо да започне отначало, домакинът веднага вижда:

• Име на госта: г-н Иванов
  
• Минали бележки: Предпочита тихи маси, веднъж се оплака от бавно обслужване
  
• Оценка на клиента: Висококачествено, чест посетител
  

Домакинът вече може да каже:

„Добър вечер, г-н Иванов. Да ви запиша ли за утре? Ще се погрижим да ви приготвим по-тих кът.“

Това не само спестява време, но и прави взаимодействието да изглежда внимателно и професионално.

Защо е важно

Чрез директно свързване на телефонните резервации с CRM, местата за провеждане на събития печелят:

• По-добра комуникация : персоналът може да се обади, ако гостите закъснеят или се нуждаят от напомняния.
  
• Информация за гостите : бележките, оценките и историята на разходите са видими мигновено.
  
• По-силна лоялност : личните щрихи показват на гостите, че са запомнени и ценени.
  
• Увеличени приходи : интегрираните данни означават, че лицата, които резервират по телефона, могат да бъдат част от промоции, кампании за допълнителни продажби и програми за лоялност.

Модул „Кой се обажда“

За местата, които разчитат предимно на резервации по телефона, Reservation.Tools предлага допълнителен модул, наречен „Кой се обажда“. Това леко приложение се инсталира на служебния телефон на вашето място и незабавно идентифицира входящите повиквания, показвайки информация за обаждащия се директно на екрана на устройството или настолния компютър.

Какво позволява тази интеграция:

• Незабавно разпознаване : веднага щом телефонът звънне, системата съпоставя номера с вашата база данни.
  
  
• Пълен профил на клиента : ако е завръщащ се гост, неговото име, история на посещенията и запазени данни се показват автоматично.
  
  
• Оценка от гостите : точността, надеждността и нивото на разходите са видими с един поглед.
  
  
• Вътрешни флагове : маркери като „Неподходящ клиент“ показват червен X, което помага на персонала да реши дали да приеме резервацията по време на пиковите часове.
  
  
• Резервация с едно кликване : системата предварително попълва формуляра за резервация, елиминирайки необходимостта от записване на данни в тетрадка и повторното им въвеждане по-късно.
  
  

Този модул превръща всяко телефонно обаждане във възможност за по-добро обслужване и по-гладки операции. Вместо да губи време за ръчно въвеждане, персоналът може да се съсредоточи върху изграждането на персонализирано взаимодействие още от първия поздрав.

???? Съвет : Можете да намерите подробно ръководство за инсталиране и настройване на модула „Кой се обажда“ в нашия урок тук. https://www.reservation.tools/how-to/who-s-calling-integration/  

Синхронизиране на акаунт в Google

Благодарение на дълбоката интеграция с Google акаунти, когато в Reservation.Tools бъде добавен гост (напр. Иван Петров), името му се синхронизира автоматично със списъка с контакти на служебния ви телефон. Не се изисква ръчно въвеждане от персонала. Това допълнително намалява административната работа и осигурява съгласуваност между системите.

Защо е важно за преживяването на гостите

Малките детайли са от голямо значение. Гостите забелязват, когато са запомнени – и особено ценят, че не се налага да се повтарят. Като активирате разпознаването на телефона и извличането на профил, вашият екип може да предостави петзвездно обслужване дори по време на най-натоварената смяна.

Това ниво на персонализация е удобно и се превръща в очакване. Системи като Reservation.Tools ви позволяват да отговорите на това очакване, без да увеличавате натоварването или сложността.

Съвети за извличане на максимума от тази функция

• Train екипа си да използва информацията, предоставена от профилите на гостите, по време на разговора, а не само след като резервацията е направена.
  
• Насърчавайте редовен преглед на данните, за да се гарантира, че предпочитанията и бележките на гостите са актуални.
  
• Използвайте CRM записи , за да изпращате персонализирани последващи имейли, поздравления за рожден ден или оферти за лоялност.
  
• Интегрирайте проследяване на обажданията за по-добро отчитане и видимост на реализациите от обаждане до резервация.
  
  

Заключителни мисли

Интеграцията на CRM инструменти с разпознаване на обажданията в реално време трансформира начина, по който екипите управляват резервациите по телефона. Вместо несвързан или ръчен процес, вашият екип получава напълно интегрирана система, която е бърза, точна и ориентирана към гостите.

В индустрия, ориентирана към услугите, този вид оперативно подобрение ви помага да се откроите – и кара гостите ви да се връщат.

С Reservation.Tools всяко телефонно обаждане се превръща във възможност за предоставяне на персонализирано, висококачествено обслужване с бързина и увереност.