Известия до персонала

Ефективната комуникация е един от най-важните аспекти на безпроблемното функциониране във всеки ресторантьорски или хотелиерски бизнес.

Reservation.Tools предлага широка гама от известия за персонала, които могат да бъдат изпращани по имейл, SMS (чрез MobiWeb, GatewayAPI, LinkMobility) или WebPush (OneSignal). Всеки тип известие има специфична цел, позволявайки на мениджърите и персонала да бъдат информирани и да реагират бързо.

Как работят известията за персонала

Приложението Reservation.Tools автоматично изпраща известия до служителите, когато възникнат ключови събития, свързани с резервацията. Те включват:
 

• Нови резервации от външни източници (уебсайт, Google, уебсайтове на трети страни и борси за резервации и др.)
   
• Промени в резервацията (час, брой гости, бележки за гостите)
   
• Анулации
   
• Получени плащания
   
• Резервации, създадени, редактирани или изтрити от колеги
  
   

Можете да управлявате всички настройки за известия от раздела „Администрация“ > „Места“ > „Редактиране“ > „Известия“ (изглед за настолни компютри). Всеки тип известие включва кратко обяснение, което ви позволява да разберете неговата цел и предназначение.

Въпреки че повечето известия се изпращат до гостите (напр. потвърждения, напомняния, анулации), има и вътрешни известия за персонала, което гарантира, че екипът е информиран по всяко време.

Видове известия за персонала

Настройки за известия

Всички известия могат да се управляват от раздела Администрация > Места > Редактиране > Известия . Тук можете:

• Активирайте или деактивирайте всеки тип известие.
   
• Изберете канали за доставка (имейл, чат, SMS, WebPush).
   
• Задайте напомняния – например, определете колко минути преди резервацията да се изпрати напомнянето.
   
• Заглушаване на известията след посещение – конфигурирайте колко дни да се чака, преди да се изпратят повторни съобщения до същия клиент.
   
• Задаване на правила за приоритет – имейл, чат и SMS се изпращат само ако клиентът има валидна информация за контакт. SMS се използва, ако чатът не успее.

Динамични заместители

За да персонализира съобщенията, Reservation.Tools използва текстови променливи , които се заменят с реални данни от резервацията. Примерите включват:

• {ClientName} – име на клиента
   
• {ReservationDate}, {ReservationTime}, {ReservationDateTime} – подробности за резервацията
   
• {ReservationPeople} – брой гости
   
• {ReservationTable} – зададена(и) маса(и)
   
• {ReservationComment} – бележки на клиента
   
• {ReservationURL} – публичен линк за резервация
   
• {VenueName}, {VenuePhoneNumber}, {VenueEmail} – подробности за мястото на провеждане
   
• {PaymentAmount} – сума на плащането или депозита
   
• {UserName} – служител, обработващ резервацията
   

Тези заместители гарантират, че всяко известие е ясно, професионално и персонализирано.

Канали за известия

• Имейл : Надежден за подробни актуализации и подходящ за мениджъри или персонал в административния отдел.
   
• SMS : Най-подходящо за персонал на смяна, който се нуждае от незабавни актуализации. SMS съобщенията се заплащат за всяка държава и оператор, като обектите предварително зареждат баланса в платформата. Всеки SMS е ограничен до 160 знака (латиница) или 70 знака (кирилица). По-дългите текстове се броят за множество съобщения.
   
• WebPush : Незабавни известия в браузъра, практични за персонал, работещ на лаптопи или настолни компютри.
   

Всяко известие може да включва динамични полета, като например име на гост, час на резервация, номер на маса или специални заявки. Това гарантира, че известията винаги съдържат най-подходящите подробности.

Практически примери за уведомяване на персонала в действие

1. Резервации в последния момент

Ако мястото ви позволява резервации с кратко предизвестие, гост, който не е дошъл лично, може да резервира маса за същата вечер. В този случай SMS известията незабавно уведомяват управителя на залата, давайки време на екипа да подготви масата и да коригира плановете.
(Забележка: местата за провеждане на събития могат да конфигурират буферен период, например два часа преди службата, през който онлайн резервации не са разрешени. Това предотвратява резервации в последния момент, ако предпочитате по-строг контрол.)

2. Корекции на резервациите

Редовен клиент се обажда, за да промени резервацията си от двама на четирима гости. Системата уведомява както домакина, така и кухнята по имейл, като им дава време да пренаредят масата и да коригират приготвянето.

3. Анулиране в реално време

Ако колега отмени резервация за вечеря, системата незабавно уведомява домакина. Това освобождава масата за нова резервация или за гости без предварително записване, поддържайки висока заетост и намалявайки загубата на приходи.

Предимства от използването на известия за персонала
 

• По-силна координация
  
  Всички получават една и съща информация по едно и също време.
   
• Подобрено преживяване на гостите
  
  По-добрата подготовка означава по-гладко обслужване.
   
• По-малко грешки при резервации
  
  Автоматизираните актуализации предотвратяват двойни резервации и пропуснати детайли.
   
• Персонализируеми предпочитания
  
  Решете кой получава кои актуализации въз основа на ролите.
   
• По-малко стрес по време на пиковите часове
  
  Персоналът се фокусира върху гостите, а не върху проследяването на информация.
  
   

Съвети за оптимизиране на известията за персонала
 

• Използвайте SMS за персонала на смяна, който се нуждае от незабавни актуализации.
   
• Задайте различни предпочитания за екипите на рецепцията, мениджмънта и кухнята.
   
• Комбинирайте известията с етикети за резервации (VIP гости, алергии, специални поводи), за да сте сигурни, че персоналът е винаги подготвен.
   
• Поддържайте текста на известията ясен и кратък, за да избегнете объркване.
  
   

Знаеше ли?

Проучванията показват, че местата за настаняване, използващи автоматизирани известия за персонала, отбелязват забележим спад в конфликтите при резервации и пропуснатите данни за гостите. С автоматичната комуникация, вашият екип прекарва по-малко време в предаване на информация и повече време в фокусиране върху обслужването.

Заключителни мисли

Поддържането на персонала в течение е необходимо за безпроблемно обслужване и удовлетвореност на гостите. С Reservation.Tools, известията гарантират, че всеки член на екипа разполага с правилната информация в точното време, независимо дали чрез SMS, имейл или WebPush.

Тази функция внася структура и яснота в ежедневните ви операции, намалявайки грешките и помагайки на екипа ви да предоставя постоянно високи стандарти на обслужване. Независимо дали управлявате едно място или множество локации, известията за персонала поддържат всички в крак с времето и са готови да осигурят възможно най-доброто изживяване на гостите.