Οδηγίες

Τι είναι το Τέλος Ακύρωσης;

Το Τέλος Ακύρωσης (γνωστό και ως Τέλος Μη Εμφάνισης) είναι μια λειτουργία προ-εξουσιοδότησης που σας επιτρέπει να δεσμεύετε ένα ποσό στην κάρτα του πελάτη σας κατά τη δημιουργία κράτησης. Εάν ο πελάτης ακυρώσει πολύ αργά ή δεν εμφανιστεί, το δεσμευμένο ποσό χρεώνεται αυτόματα.

Βήμα 1: Συνδέστε τον λογαριασμό Stripe σας

Πριν ρυθμίσετε τα τέλη ακύρωσης, ο χώρος σας πρέπει να έχει συνδεδεμένο λογαριασμό Stripe. Αυτό γίνεται από τον Πίνακα Διαχείρισης:

1. Ανοίξτε τον Πίνακα Διαχείρισης
2. Μεταβείτε στους Χώρους και επιλέξτε τον χώρο σας
3. Κάντε κλικ στην καρτέλα «Ενσωματώσεις»
4. Βρείτε το Stripe και κάντε κλικ στο «Ρύθμιση»
5. Ακολουθήστε τη διαδικασία εγγραφής του Stripe για να συνδέσετε τον τραπεζικό σας λογαριασμό
6. Μόλις συνδεθεί, η ενσωμάτωση Stripe θα εμφανιστεί ως ενεργή

Χωρίς συνδεδεμένο λογαριασμό Stripe, οι λειτουργίες τέλους ακύρωσης δεν θα είναι διαθέσιμες.

Βήμα 2: Ενεργοποιήστε την Προ-εξουσιοδότηση και ορίστε την περίοδο χάριτος

Μόλις συνδεθεί το Stripe, ενεργοποιήστε την προ-εξουσιοδότηση από το ίδιο σημείο στον Πίνακα Διαχείρισης:

1. Στον Πίνακα Διαχείρισης, μεταβείτε στο Χώροι → ο χώρος σας → Ενσωματώσεις → Stripe → Ρύθμιση
2. Ενεργοποιήστε το πλαίσιο ελέγχου «Ενεργοποίηση Προ-εξουσιοδότησης»
3. Ορίστε τον «Χρόνο Ακύρωσης» — αυτή είναι η περίοδος χάριτος σε ώρες, που καθορίζει το παράθυρο δωρεάν ακύρωσης. Για παράδειγμα, αν οριστεί σε 24 ώρες και η κράτηση είναι στις 20:00, ο πελάτης μπορεί να ακυρώσει δωρεάν μέχρι τις 20:00 της προηγούμενης ημέρας. Αν ο πελάτης ακυρώσει μετά — το δεσμευμένο ποσό θα χρεωθεί

Βήμα 3: Δημιουργήστε Κανόνα Τέλους Ακύρωσης

Τα τέλη ακύρωσης ρυθμίζονται ως κανόνες από την εφαρμογή:

1. Ανοίξτε την εφαρμογή και μεταβείτε στο Μενού → Ωράριο εργασίας
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα «Κανόνες»
3. Κάντε κλικ στο «Προσθήκη Κανόνα» και επιλέξτε τύπο «Απαιτούμενο Τέλος Μη Εμφάνισης»
4. Ρυθμίστε τον κανόνα:
   • Όνομα — π.χ., «Τέλος Ακύρωσης Σαββατοκύριακου» ή «Τυπικό Τέλος Μη Εμφάνισης»
   • Ποσό — το ποσό του τέλους (π.χ., 20,00)
   • Λειτουργία — επιλέξτε μεταξύ:
     • Σταθερό — ένα ενιαίο ποσό ανεξαρτήτως μεγέθους παρέας
     • Ανά Άτομο — το ποσό πολλαπλασιάζεται με τον αριθμό των επισκεπτών
   • Προθεσμία — πόσο χρόνο έχει ο πελάτης να αποδεχτεί και να πληρώσει το τέλος, σε λεπτά (π.χ., 1440 = 24 ώρες). Αν ο πελάτης δεν πληρώσει εντός αυτής της προθεσμίας, η κράτηση απορρίπτεται αυτόματα
   • Τιμολόγηση ανά Περιοχή (προαιρετικό) — ορίστε διαφορετικά ποσά τελών για διαφορετικές περιοχές εστίασης
5. Κάντε κλικ στο «Αποθήκευση»

Βήμα 4: Αναθέστε τον Κανόνα σε Χρονοθυρίδες Ωραρίου Εργασίας

Μετά τη δημιουργία του κανόνα, αναθέστε τον σε συγκεκριμένες χρονοθυρίδες από την εφαρμογή:

1. Μεταβείτε στο Μενού → Ωράριο εργασίας
2. Κάθε χρονοθυρίδα έχει ένα αναπτυσσόμενο μενού που εμφανίζει όλους τους διαθέσιμους κανόνες
3. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού στην επιθυμητή χρονοθυρίδα και επιλέξτε τον κανόνα τέλους ακύρωσης που δημιουργήσατε
4. Μπορείτε να αναθέσετε πολλαπλούς κανόνες στην ίδια χρονοθυρίδα
5. Αποθηκεύστε τις αλλαγές σας

Σημείωση: Το Τέλος Μη Εμφάνισης ισχύει μόνο για κρατήσεις εντός 7 ημερών από τώρα. Αν υπάρχει επίσης κανόνας Προκαταβολής για την ίδια χρονοθυρίδα, το Τέλος Μη Εμφάνισης έχει προτεραιότητα κατά τη διάρκεια αυτού του παραθύρου 7 ημερών.

Βήμα 5: Πώς εφαρμόζεται το Τέλος Ακύρωσης στις Κρατήσεις

Αυτόματη δημιουργία

Όταν μια κράτηση δημιουργείται ως Νέα (Σε αναμονή) και εμπίπτει σε χρονοθυρίδα με ενεργό κανόνα τέλους ακύρωσης, το σύστημα δημιουργεί αυτόματα το τέλος ακύρωσης. Για να λειτουργήσει αυτό, η κράτηση πρέπει:

• Να έχει κατάσταση Νέα / Σε αναμονή (όχι απευθείας εγκεκριμένη)
• Να έχει ανατεθεί πελάτης (όχι ανώνυμος)
• Να είναι εντός του παραθύρου προ-εξουσιοδότησης 7 ημερών

Ο πελάτης λαμβάνει αυτόματα ειδοποίηση μέσω email με σύνδεσμο πληρωμής και την προθεσμία αποδοχής.

Χειροκίνητη προσθήκη

Σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να χρειαστεί να προσθέσετε το τέλος ακύρωσης χειροκίνητα μέσω του κουμπιού «Προσθήκη Τέλους Ακύρωσης» στην ενότητα πληρωμών κατά την επεξεργασία κράτησης. Αυτό χρειάζεται όταν:

• Η κράτηση δημιουργήθηκε πριν το παράθυρο 7 ημερών και τώρα έχει εισέλθει σε αυτό
• Η κράτηση δημιουργήθηκε απευθείας ως Εγκεκριμένη/Επιβεβαιωμένη, παρακάμπτοντας την αυτόματη δημιουργία

Τι συμβαίνει αυτόματα;

Αν ο πελάτης δεν αποδεχτεί το τέλος

Όταν η προθεσμία λήξει και ο πελάτης δεν έχει ολοκληρώσει την πληρωμή, το σύστημα απορρίπτει αυτόματα την κράτηση. Ο πελάτης λαμβάνει ειδοποίηση ότι η κράτησή του απορρίφθηκε. Δεν απαιτείται χειροκίνητη ενέργεια από τον χώρο.

Περίοδος δωρεάν ακύρωσης

Η ρύθμιση «Χρόνος Ακύρωσης» από το Βήμα 2 καθορίζει μια περίοδο χάριτος κατά τη διάρκεια της οποίας ο πελάτης μπορεί να ακυρώσει χωρίς χρέωση. Για παράδειγμα, με περίοδο χάριτος 24 ωρών, αν η κράτηση είναι στις 20:00 το Σάββατο, ο πελάτης μπορεί να ακυρώσει δωρεάν μέχρι τις 20:00 την Παρασκευή. Μετά από αυτό, η ακύρωση θα οδηγήσει σε χρέωση του τέλους.

Σενάρια ακύρωσης και χρέωσης

• Ο πελάτης εμφανίζεται → η δέσμευση αποδεσμεύεται, καμία χρέωση
• Ο πελάτης ακυρώνει εντός της περιόδου χάριτος → η δέσμευση αποδεσμεύεται, καμία χρέωση
• Ο πελάτης ακυρώνει μετά την περίοδο χάριτος → το δεσμευμένο ποσό χρεώνεται
• Ο πελάτης δεν εμφανίζεται (μη εμφάνιση) → το δεσμευμένο ποσό χρεώνεται αυτόματα
• Ο πελάτης δεν πληρώνει εντός της προθεσμίας → η κράτηση απορρίπτεται αυτόματα
• Η κράτηση απορρίπτεται από τον χώρο → η δέσμευση αποδεσμεύεται, καμία χρέωση