Οδηγίες

Η φόρμα του Reservation.Tools είναι το widget κρατήσεων που χρησιμοποιούν οι πελάτες σας για να κλείσουν τραπέζι. Την ενσωματώνετε στον ιστότοπό σας, τη συνδέετε από το Instagram ή τη χρησιμοποιείτε ως αυτόνομη σελίδα κρατήσεων. Αυτός ο οδηγός καλύπτει την ενεργοποίηση, όλες τις ρυθμίσεις, τις προσφορές και τις προκαταβολές, καθώς και πώς να πάρετε τον δημόσιο σύνδεσμο της φόρμας σας.

I. Ενεργοποίηση της ενσωμάτωσης «Φόρμα κρατήσεων»

1. Ανοίξτε τον πίνακα διαχείρισης → Καταστήματα → επιλέξτε το κατάστημά σας → Ενσωματώσεις.

2. Βρείτε τη Φόρμα κρατήσεων και πατήστε Προσθήκη. Η ενσωμάτωση είναι ενεργή.

3. Μεταφέρεστε στη σελίδα ρυθμίσεων. Αφήστε την ανοιχτή — στην επόμενη ενότητα εξηγούμε κάθε πεδίο.

II. Ρυθμίσεις της φόρμας

Κάθε επιλογή παρακάτω ελέγχει τι βλέπει ο πελάτης. Αλλάξτε όσα χρειάζεστε, αφήστε τα υπόλοιπα στις προεπιλογές.

• Δημόσιο όνομα καταστήματος — το όνομα στην κορυφή της φόρμας. Χρησιμοποιήστε το όνομα με το οποίο σας γνωρίζουν οι πελάτες.
• Γλώσσα — η προεπιλεγμένη γλώσσα με την οποία ανοίγει η φόρμα. Αν είναι ενεργές άλλες γλώσσες, ο πελάτης μπορεί να αλλάξει.
• Πεδίο σχολίου — επιτρέπει στον πελάτη να αφήσει σημείωση (αλλεργίες, γενέθλια, πρόσβαση ΑμεΑ). Αφήστε το ενεργό, εκτός αν θέλετε πιο σύντομη φόρμα.
• Αόρατο captcha — μπλοκάρει τα bots χωρίς να ενοχλεί τους πελάτες. Αφήστε το ενεργό.
• Μηνύματα marketing — προσθέτει checkbox για συναίνεση σε email/SMS. Ενεργοποιήστε το μόνο αν πραγματικά σκοπεύετε να κάνετε follow-up.
• Σελίδα επιβεβαίωσης — εμφανίζει οθόνη μετά την κράτηση. Ενεργοποιήστε για να δείξετε οδηγίες πρόσβασης, κανόνες ή προωθητικό μήνυμα.
• Προσαρμοσμένο μήνυμα επιβεβαίωσης — το κείμενο αυτής της οθόνης. Δέχεται HTML — μπορείτε να προσθέσετε χάρτη, κουπόνι ή tracking pixel.

Κανόνες κρατήσεων (πώς η φόρμα χειρίζεται τις κρατήσεις):

• Έλεγχος διαθεσιμότητας — αποτρέπει overbooking με έλεγχο σε πραγματικό χρόνο. Αφήστε το ενεργό.
• Αυτόματη επιβεβαίωση — δέχεται την κράτηση άμεσα αν υπάρχει διαθέσιμο τραπέζι. Απενεργοποιήστε αν θέλετε κάθε κράτηση να έρχεται πρώτα ως αίτημα.
• Επιλογή αριθμού ατόμων — επιτρέπει στον πελάτη να επιλέξει άτομα. Αν είναι ανενεργό, κάθε κράτηση είναι για 2.
• Μέγιστος αριθμός ατόμων — η μεγαλύτερη ομάδα που δέχεται η φόρμα (προεπιλογή 40). Βάλτε το μέγεθος του μεγαλύτερου τραπεζιού σας — μεγαλύτερες ομάδες να τηλεφωνούν.
• Ελάχιστος χρόνος πριν την κράτηση — πόσα λεπτά πριν το slot μπορεί να γίνει κράτηση (προεπιλογή 90). Εμποδίζει κρατήσεις για σε 5 λεπτά.
• Μέγιστος ορίζοντας κράτησης — πόσο μακριά μπροστά μπορεί να κλείσει ο πελάτης (έως 60 ημέρες). Μικρότερο παράθυρο = λιγότερα no-show, μεγαλύτερο = περισσότερες κρατήσεις για ειδικές ημερομηνίες.

Προχωρημένα:

• Προσαρμοσμένο CSS / JavaScript — για την προσαρμογή της φόρμας στο brand του ιστότοπού σας. Τα περισσότερα καταστήματα δεν το πειράζουν.
• Όροι κράτησης — οι όροι σας ανά γλώσσα. Ο πελάτης τσεκάρει ένα κουτί πριν την υποβολή.
• Προτιμήσεις — επιπλέον ερωτήσεις ναι/όχι (διατροφή, περίσταση, θέση). Προσθέστε μόνο όσα πραγματικά παρακολουθείτε στο service.

Πατήστε Αποθήκευση.

III. Ρύθμιση προσφορών, εκπτώσεων και προκαταβολών

Οι προσφορές, εκπτώσεις, προκαταβολές και χρεώσεις no-show δεν ρυθμίζονται στη φόρμα — βρίσκονται στην εφαρμογή διαχείρισης ως Κανόνες slot και συνδέονται με συγκεκριμένες ώρες λειτουργίας. Η φόρμα τους εμφανίζει αυτόματα.

1. Στην εφαρμογή διαχείρισης: Ρυθμίσεις → Online κρατήσεις → Κανόνες.

2. Πατήστε Προσθήκη κανόνα και επιλέξτε τύπο:

• Έκπτωση — ποσοστό έκπτωσης (1–99%). Για happy hour, early bird ή αργές καθημερινές. Ο πελάτης βλέπει την έκπτωση στο slot.
• Προσφορά — μήνυμα marketing χωρίς αλλαγή τιμής. Για live μουσική, νέο μενού ή εποχιακά πιάτα. Εμφανίζεται ως σημείωση στο slot.
• Προκαταβολή — πληρωμή για να κρατηθεί το τραπέζι. Επιλέγετε σταθερό ποσό ή ανά άτομο, ορίζετε deadline σε λεπτά, και αν χρειαστεί διαφορετικό ποσό ανά ζώνη (βεράντα vs. εσωτερικός χώρος). Απαιτεί συνδεδεμένο Stripe.
• Χρέωση no-show — ποσό που χρεώνεται αν ο πελάτης δεν εμφανιστεί. Ίδιες ρυθμίσεις με την προκαταβολή. Έχει προτεραιότητα έναντι της προκαταβολής τις τελευταίες 7 ημέρες πριν την κράτηση.
• Προϊόν — συνδέει μενού γευσιγνωσίας ή σετ με συγκεκριμένα slots.

3. Για κάθε κανόνα, ορίστε προαιρετικά ημερομηνίες έναρξης / λήξης για εποχιακή χρήση, επιλέξτε ζώνες και αποθηκεύστε.

4. Πηγαίνετε στις Ρυθμίσεις → Online κρατήσεις → Ωράριο λειτουργίας. Για κάθε slot ώρας, επιλέγετε από το dropdown ποιοι κανόνες ισχύουν. Ένα βραδινό slot της Παρασκευής μπορεί να έχει ταυτόχρονα προκαταβολή και προσφορά.

5. Αποθηκεύστε. Η φόρμα ενημερώνεται στην επόμενη προσπάθεια κράτησης — ο πελάτης βλέπει την έκπτωση, τη σημείωση προσφοράς ή την απαίτηση προκαταβολής όταν επιλέξει αυτή την ώρα.

IV. Σύνδεσμοι φόρμας για Instagram και social media

Η φόρμα έχει δύο δημόσια URLs, το καθένα με διαφορετικό ρόλο. Και τα δύο είναι ένα κλικ μακριά από τον πίνακα διαχείρισης.

1. Στον πίνακα διαχείρισης: Καταστήματα → το κατάστημά σας → Ενσωματώσεις → Φόρμα κρατήσεων.

2. Στην κορυφή της σελίδας ρυθμίσεων υπάρχει το πλαίσιο Form widget με δύο κουμπιά:

• Form widget setup page — ανοίγει τη σελίδα demo / builder, όπου δοκιμάζετε τη φόρμα, αλλάζετε χρώματα, χρονικό διάστημα, μέγιστο αριθμό ατόμων και παίρνετε κώδικα ενσωμάτωσης. Το URL έχει μορφή: https://apps.reservation.tools/form/?businessId=XXXXXX&locale=el. Δώστε το στον web developer σας όταν θέλει να ενσωματώσει τη φόρμα στον ιστότοπο. Μπορείτε να το στείλετε και σε πελάτη ως λειτουργικό demo — είναι πραγματική σελίδα κράτησης.
• Live preview — ανοίγει την ίδια τη φόρμα, χωρίς επιπλέον στοιχεία, έτοιμη για κράτηση. Το URL έχει μορφή: https://apps.reservation.tools/form/iframe/index.html?businessId=XXXXXX&locale=el. Αυτός είναι ο σύνδεσμος που βάζετε σε Instagram, Google Business Profile, QR codes, υπογραφή email — οπουδήποτε ο πελάτης θέλει απλώς να κάνει κράτηση.

3. Πατήστε ένα από τα κουμπιά, αντιγράψτε το URL από τη γραμμή διευθύνσεων.

4. Τοποθετήστε το όπου θα κλικάρουν οι πελάτες: Instagram bio (μέσω Linktree ή στο μοναδικό link), πεδίο «Κρατήσεις» στο Google Business Profile, μενού ιστοτόπου, υπογραφή email. Για branded σύντομο link χρησιμοποιήστε URL shortener (Bitly, δικό σας domain).

Κανόνας: setup page URL = demo και προσαρμογή, ιδανικό για να δείξετε τη φόρμα σε συνεργάτη ή developer. Live preview URL = production σύνδεσμος, για Instagram και άμεση κράτηση από τον πελάτη.

Συμβουλές

• Αν δουλεύετε με βάρδιες μεσημεριανού και βραδινού, κάντε ξεχωριστά slots στο Ωράριο λειτουργίας για να συνδέσετε διαφορετικούς κανόνες σε κάθε ένα.
• Την πρώτη εβδομάδα αφήστε την Αυτόματη επιβεβαίωση απενεργοποιημένη — πιάνετε παράξενες κρατήσεις πριν σας κλειδώσουν τραπέζι.
• Μικρός Ελάχιστος χρόνος πριν την κράτηση (15–30 λεπτά) πιάνει walk-in πελάτες που ψάχνουν από το κινητό. Μεγαλύτερος (2–4 ώρες) δίνει ανάσα στην κουζίνα.
• Ενεργοποιήστε τα Μηνύματα marketing μόνο αν έχετε έτοιμη ροή CRM. Λίστα opt-in που δεν χρησιμοποιείται είναι χαμένη εμπιστοσύνη.