Οδηγίες

Τι είναι η Διαχείριση Σερβιτόρων;

Η Διαχείριση Σερβιτόρων σας επιτρέπει να δημιουργείτε λογαριασμούς σερβιτόρων, να ομαδοποιείτε τραπέζια σε τμήματα, να διαχειρίζεστε βάρδιες και να αναθέτετε σερβιτόρους σε τραπέζια — όλα με ενημερώσεις σε πραγματικό χρόνο σε κάθε συνδεδεμένη συσκευή. Λειτουργεί σε συνδυασμό με το ordering.tools, όπου δημιουργούνται σερβιτόροι και τμήματα, και το Reservation.Tools, όπου οι βάρδιες και οι αναθέσεις τραπεζιών διαχειρίζονται στην οπτική κάτοψη.

Βήμα 1: Συγχρονίστε τον λογαριασμό σας με το ordering.tools

Πριν χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία σερβιτόρων, πρέπει να συγχρονίσετε τον λογαριασμό σας Reservation.Tools με το ordering.tools:

1. Ανοίξτε το ordering.tools στον browser σας
2. Συνδεθείτε χρησιμοποιώντας τα διαπιστευτήρια του Reservation.Tools (ίδιο email και κωδικός)
3. Αυτή η εφάπαξ σύνδεση συγχρονίζει τον λογαριασμό σας και τα δεδομένα χώρου μεταξύ των δύο συστημάτων

Χρειάζεται να το κάνετε αυτό μόνο μία φορά. Μετά από αυτό, τα δύο συστήματα παραμένουν συγχρονισμένα αυτόματα.

Βήμα 2: Δημιουργήστε Σερβιτόρους στο ordering.tools

Οι λογαριασμοί σερβιτόρων δημιουργούνται στη διαχείριση του ordering.tools:

1. Στο ordering.tools, μεταβείτε στο Ρυθμίσεις → Σερβιτόροι
2. Κάντε κλικ στο «Προσθήκη Σερβιτόρου»
3. Συμπληρώστε τα στοιχεία του σερβιτόρου:
   • Όνομα χρήστη — το εμφανιζόμενο όνομα (π.χ., «Γιάννης»)
   • Email — για τη σύνδεση του σερβιτόρου
   • Κωδικός — για τη σύνδεση του σερβιτόρου
4. Προαιρετικά παραχωρήστε πρόσβαση σε πολλαπλούς χώρους αν ο σερβιτόρος εργάζεται σε πολλές τοποθεσίες
5. Αποθηκεύστε τον σερβιτόρο

Επαναλάβετε για κάθε σερβιτόρο που θέλετε να προσθέσετε. Αυτοί οι λογαριασμοί σερβιτόρων θα εμφανιστούν αυτόματα στο Reservation.Tools μόλις ενεργοποιηθεί η λειτουργία.

Βήμα 3: Δημιουργήστε Τμήματα στο ordering.tools

Τα τμήματα είναι επαναχρησιμοποιήσιμες, χρωματικά κωδικοποιημένες ζώνες που ομαδοποιούν τραπέζια (π.χ., «Βεράντα», «Μπαρ», «Κεντρική Αίθουσα»):

1. Στο ordering.tools, μεταβείτε στο Διαχείριση Σερβιτόρων → Τμήματα
2. Κάντε κλικ στο «Προσθήκη Τμήματος»
3. Ορίστε ένα όνομα και χρώμα για το τμήμα
4. Αναθέστε τραπέζια στο τμήμα
5. Αποθηκεύστε

Σημείωση: Κάθε τραπέζι μπορεί να ανήκει μόνο σε ένα τμήμα τη φορά. Τα τμήματα διευκολύνουν την ανάθεση μιας ολόκληρης ζώνης σε έναν σερβιτόρο με ένα κλικ αντί να επιλέγετε τραπέζια μεμονωμένα.

Βήμα 4: Ενεργοποιήστε τους Σερβιτόρους στο Reservation.Tools

Για να χρησιμοποιήσετε σερβιτόρους στο Reservation.Tools, η λειτουργία πρέπει να ενεργοποιηθεί για τον χώρο σας:

1. Ανοίξτε τον Πίνακα Διαχείρισης
2. Μεταβείτε στους Χώρους και κάντε κλικ στην επεξεργασία του χώρου σας
3. Ανοίξτε την καρτέλα «Ρυθμίσεις Κρατήσεων»
4. Ενεργοποιήστε τη σημαία «Σερβιτόροι»
5. Αποθηκεύστε

Μόλις ενεργοποιηθεί, η επιλογή «Σερβιτόροι» θα εμφανιστεί στο μενού της εφαρμογής.

Βήμα 5: Ξεκινήστε μια Βάρδια

Οι βάρδιες ορίζουν την ενεργή περίοδο εξυπηρέτησης. Μόνο μία βάρδια μπορεί να είναι ενεργή ανά χώρο τη φορά:

1. Στην εφαρμογή, μεταβείτε στο Μενού → Σερβιτόροι
2. Κάντε κλικ στο «Έναρξη νέας βάρδιας»
3. Αν μια βάρδια είναι ήδη ανοιχτή, θα σας ζητηθεί επιβεβαίωση — η έναρξη νέας βάρδιας κλείνει αυτόματα την προηγούμενη
4. Η βάρδια ξεκινά αμέσως με την τρέχουσα ώρα

Βήμα 6: Αναθέστε Σερβιτόρους σε Τραπέζια

Μόλις μια βάρδια είναι ενεργή, μπορείτε να αναθέσετε σερβιτόρους σε τραπέζια απευθείας στην κάτοψη:

1. Από το Μενού → Σερβιτόροι, κάντε κλικ στο «Ανάθεση τραπεζιών»
2. Η κάτοψη μπαίνει σε λειτουργία ανάθεσης με δύο επιλογές:
   • Λειτουργία τραπεζιών — αναθέστε μεμονωμένα τραπέζια κάνοντας κλικ πάνω τους
   • Λειτουργία τμημάτων — αναθέστε ολόκληρα τμήματα με ένα κλικ
3. Επιλέξτε ένα chip σερβιτόρου (κάθε σερβιτόρος έχει μοναδικό χρώμα)
4. Κάντε κλικ σε τραπέζια ή τμήματα στην κάτοψη για να τα αναθέσετε στον επιλεγμένο σερβιτόρο
5. Επαναλάβετε για τους υπόλοιπους σερβιτόρους
6. Κάντε κλικ στο «Ανάθεση» για επιβεβαίωση όλων των αλλαγών

Όλες οι αναθέσεις ενημερώνονται σε πραγματικό χρόνο σε κάθε συνδεδεμένη συσκευή. Μπορείτε να ξανααναθέσετε τραπέζια κατά τη διάρκεια της υπηρεσίας ανά πάσα στιγμή μπαίνοντας ξανά σε λειτουργία ανάθεσης.

Πώς λειτουργεί με τις Κρατήσεις

Όταν μια κράτηση τοποθετείται σε τραπέζι που έχει ανατεθειμένο σερβιτόρο, το σύστημα σημειώνει αυτόματα τον σερβιτόρο στην κράτηση. Αυτό σημαίνει:

• Το όνομα του σερβιτόρου εμφανίζεται στην κράτηση στο αναδυόμενο παράθυρο τραπεζιού και στη φόρμα κράτησης
• Η ανάθεση παραμένει ακόμα και μετά το τέλος της βάρδιας — μένει στο αρχείο της κράτησης
• Αυτό βοηθά στην παρακολούθηση ποιος σερβιτόρος εξυπηρέτησε ποιους επισκέπτες

Σύνοψη

Η πλήρης ρύθμιση με τη σειρά:

1. ordering.tools — συνδεθείτε μία φορά για να συγχρονίσετε τον λογαριασμό σας
2. ordering.tools — δημιουργήστε λογαριασμούς σερβιτόρων και τμήματα
3. Διαχείριση RT — ενεργοποιήστε τη σημαία Σερβιτόροι στον χώρο σας
4. Εφαρμογή RT — ξεκινήστε βάρδια και αναθέστε τραπέζια από Μενού → Σερβιτόροι

Όλα συγχρονίζονται αυτόματα μεταξύ των δύο συστημάτων σε πραγματικό χρόνο.