Управление на известия

Модулът „Известия при резервиране“ позволява пълен контрол върху автоматичните съобщения, които системата изпраща при различни събития, свързани с резервации, клиенти и плащания. Чрез него администраторът може да определя кога, какво и по кои канали да се изпраща, както и да редактира съдържанието чрез динамични променливи.

Администрация → Заведения → Бутон Редактиране → таб „Известия при резервиране“
Тук се настройват всички шаблони за съобщения (SMS/Email/WebPush), които системата изпраща автоматично при различни събития в резервационния процес.

Какво представлява таблицата с известия?

1) Активиран
· ✔ включено: системата изпраща този тип известие при настъпване на събитието
· ☐ изключено: събитието се игнорира (нищо не се изпраща), независимо какви канали са избрани.

2) Тип известие
Това е събитието при което се изпраща съобщението.
Под всеки тип имате иконка за Помощ. Ако я натиснете ще разберете повече информация за събитието.

3) Известие (SMS)
Това поле е текстът за SMS, ако SMS канала е активиран.Важно:
· SMS е платен канал, според цената на оператора на клиента.
· Всеки 160 символа на латиница или 57 символа на кирилица се таксуват, като един SMS. Дори и само 1 символ в SMS-а да е на кирилица, се счита, че целия е на кирилица.
· ако текстът е дълъг, системата показва предупреждение (например: “ще бъдете таксувани за 2 SMS”), защото SMS се таксува на части според дължина/символи.
· Системата поддържа няколко SMS доставчика, като за България например към момента най-добри цени предлага канала на LinkMobility.

4) Известие (Email)
Шаблонът за Email, ако Email канала е активиран. Email е безплатен канал и позволява по-дълъг текст и по-ясно обяснение.

5) Канали
Определя по кои канали да се изпраща съобщението при този тригер:
· Email (безплатно)
· SMS MobiWeb (платен)
· SMS GatewayAPI (платен)
· SMS LinkMobility (US, BG) (платен)
· WebPush / WebPush OneSignal (push известия към служители/устройства – според конфигурацията)

Важно: за да се изпрати съобщение са нужни и двете:

1. „Активиран“ = включено
2. поне един канал да е маркиран

Допълнително в настройките (по-надолу) имате:
· „Напомняне за резервация (минути преди)“ – колко минути преди часа на резервацията да се прати напомняне
· „Заглушаване на известия за завършени резервации“ – колко дни да не се изпраща повторно „Приключване“ към един и същ клиент (за да не го спамите)
· „Текстови променливи“ – списък с placeholders (например {VenueName}), които системата заменя автоматично при самото изпращане на известието, според примерно името на клиента, дата на резервация и т.н.

Всички типове известия: кога се изпращат и към кого

1) Анулиране на резервация
Кога се изпраща: когато резервацията бъде анулирана (cancelled) след като вече е била създадена.
Към кого: към клиента (Email/SMS).
Цел: да информира клиента, че резервацията вече не е активна.

2) Приключване на резервация
Кога се изпраща: след като резервацията е маркирана като приключила/посещението е минало.
Към кого: към клиента (Email/SMS).
Цел: събиране на обратна връзка и рейтинг чрез {ReviewURL}.Важно: тук се вижда и предупреждението за дълъг SMS → възможно таксуване за 2 SMS, ако текстът надвишава лимита.

3) Потвърждение на резервация
Кога се изпраща: когато резервацията бъде потвърдена (confirmed) от заведението/системата.
Към кого: към клиента (Email/SMS).
Цел: да даде сигурност, че резервацията е активна и приета, с дата/час ({ReservationDateTime}).

4) Изтичане на резервация
Кога се изпраща: когато резервацията изтече (expired) — типично при непотвърдена резервация или изтичане на времеви прозорец.
Към кого: към клиента (Email/SMS).
Цел: да информира, че резервацията вече не важи и трябва нова заявка, ако клиентът желае.

5) Отказване на резервация
Кога се изпраща: когато резервацията бъде отхвърлена (rejected) от заведението.
Към кого: към клиента (Email/SMS).
Цел: официално уведомяване за отказ, често с кратък текст.

6) Напомняне за резервация
Кога се изпраща: определен брой минути преди резервацията (настройва се от полето „Напомняне за резервация“).
Към кого: към клиента (Email/SMS).
Цел: намаляване на no-show и по-добра организация на клиента.

7) Създаване на резервация
Кога се изпраща: когато служител създаде нова резервация в системата.
Към кого: обикновено към персонал/администратори чрез WebPush OneSignal (вътрешно известие).
Цел: вътрешно уведомяване в реално време.

8) Нова резервация от клиент
Кога се изпраща: когато клиент направи резервация през клиентски канал и тя чака потвърждение.
Към кого: към заведението/персонала (Email/SMS/WebPush – според настройки).
Цел: да не се пропускат заявки и да се ускори потвърждението.

9) Премахване на резервация
Кога се изпраща: когато служител премахне (removed) резервация.
Към кого: вътрешно (WebPush OneSignal).
Цел: прозрачност и проследимост кой е изтрил резервацията ({UserName}).

10) Промяна на резервация
Кога се изпраща: когато служител промени резервация (modified).
Към кого: вътрешно (WebPush OneSignal).
Цел: контрол и лог на промени (кой/кога/какво е променил).

11) Промяна на резервация от клиент
Кога се изпраща: когато клиентът редактира собствената си резервация.
Към кого: към персонала/заведението (Email/SMS/WebPush OneSignal – според маркираните канали).
Цел: заведението да реагира навреме при промяна на час/дата/брой хора.

12) Ново плащане
Кога се изпраща: когато има заявено/инициирано плащане за депозит/капаро.
Към кого: към клиента (Email/SMS).
Цел: да информира клиента за дължима сума ({PaymentAmount}) и да даде линк за плащане чрез {ReservationURL}.

13) Успешно плащане
Кога се изпраща: след успешно получено плащане.
Към кого: към клиента (Email/SMS) и/или вътрешно към персонала (ако е включен WebPush).
Цел: потвърждение и отчетност (кой плати, колко, за коя дата/час).

Текстови променливи: какво значат

Променливите са placeholders, които системата замества автоматично с реални данни от резервацията/обекта:
· {VenueName} – име на заведението
· {VenuePhoneNumber} – телефон на заведението
· {VenueEmail} – email на заведението
· {ClientName} – име на клиента
· {UserName} – потребител (служител), който е направил действие
· {ReservationDate} – дата
· {ReservationTime} – час
· {ReservationDateTime} – дата + час
· {ReservationPeople} – брой хора
· {ReservationTable} – маса
· {ReservationComment} – коментар към резервацията
· {ReservationToken} – токен на резервацията
· {ReservationURL} – публичен линк към резервацията (често и за плащане)
· {ReviewURL} – линк за обратна връзка/рейтинг
· {MarketingOptInURL} – линк за абонамент за маркетинг съобщения
· {PaymentAmount} – сума на плащане

Важно:
SMS разход: дръжте SMS шаблоните кратки. Ако системата показва “2 SMS”, реално плащате двойно за всяко известие от този тип.
SMS баланас: Може да се следи на основния екран на Таблото на Администрацията. Ще получите известие, ако той намалее. Зарежда се ръчно, чрез плащане към платформата.

Разделяме клиентски от вътрешни нотификации, като за вътрешните има и опция за WebPush, към приложението:
клиентски: Confirmation / Reminder / Cancel / Review / Payment
вътрешни: Created / Modified / Removed / Client Modified (за реакция на екипа)

ReviewURL поставяйте само там, където има смисъл:
най-често при “Приключване на резервация”
при “Отказ/Анулиране” обикновено не е подходящо (освен ако имате конкретна стратегия)

Правилното управление на известията превръща резервационната система в автоматизиран комуникационен канал между заведението и клиента. С прецизно настроени тригери, канали и шаблони, намаляваме пропуснатите резервации, подобряваме клиентското изживяване и извличаме максимална стойност от обратната връзка — без излишни разходи и без ръчна работа.

Обща информация за заведението

Секцията „Обща информация“ се намира в:

Настройки → Заведения → Редактиране на заведение → Основни → Обща информация

Тя съдържа основните настройки на заведението, които се използват от цялата резервационна система – резервации, известия, плащания, работно време и отчети. Коректното им попълване е ВАЖНО за правилната и предвидима работа на всички модули.

Име
Какво представлява:
Името на заведението, както ще се визуализира:
· в клиентски съобщения (Email и SMS)
· в системните известия
· в страниците за резервации и обратна връзка
Важно
Това име се използва директно в текстовите променливи, например {VenueName}, и се подменя автоматично във всички шаблони.

Държава
Какво представлява:
Държавата, в която се намира заведението.
За какво се използва
· определяне на наличните и валидни SMS доставчици
· форматиране и валидация на телефонни номера
· прилагане на локални настройки и регулации

Валута
Какво представлява:
Основната валута, в която работи заведението.
За какво се използва
· плащания и депозити
· визуализация на суми в имейли и SMS
· автоматично попълване на променливата {PaymentAmount}

Часова зона
Какво представлява:
Часовата зона, в която оперира заведението (напр. Europe/Sofia).
Защо е критично важна
Всички следните процеси се изчисляват спрямо тази настройка:
· резервации
· напомняния
· известия
· автоматични събития

Неправилно зададена часова зона може да доведе до:
· изпращане на напомняния в грешен час
· объркани дати и часове в клиентските съобщения

Темплейт

Какво представлява:Темплейтът определя чисто визуалното оформление на схемата на заведението, а именно:
· как изглеждат масите
· цветове, форми и стил на визуализация
· разположение и мащаб в схемата

Важно уточнение:
Темплейтът влияе само на визуалното представяне на схемата и не засяга логиката на резервациите, наличността или правилата за записване.

Отваря в

Какво представлява:
Официалният час на отваряне на заведението.
За какво се използва
· ограничаване на възможните часове за резервации
· визуализация в клиентския интерфейс
· валидация при създаване на резервации

Затваря в

Какво представлява
Официалният час на затваряне на заведението.

Важно
Системата използва този час, за да:
· не позволява резервации извън работното време
· изчислява коректно крайни часове
· управлява нощни интервали (ако са активирани)

Секцията „Обща информация“ дефинира базовата идентичност, времева логика и основни параметри на заведението. Всички останали модули – резервации, известия, плащания и обратна връзка – разчитат директно на тези настройки.Затова е изключително важно те да бъдат коректно и внимателно конфигурирани още в началния етап на настройка.

Контакти на заведението

Секцията „Контакти“ се намира в същото меню Настройки → Заведения → Основни и съдържа всички контактни данни на заведението, които системата използва при комуникация с клиентите, както и в публичните и автоматизираните процеси.
Тези данни не са само информативни – те се използват активно от системата в известия, имейли, SMS-и, страници за обратна връзка и интеграции.

Какви типове контакти могат да се добавят

При добавяне на нов контакт можете да изберете тип от падащото меню:

Телефон
За какво се използва:
· визуализация в клиентски интерфейси
· контакт с клиенти
· може да се използва в текстови променливи (напр. {VenuePhoneNumber})

Имейл
За какво се използва:
· официален имейл за контакт
· визуализация в имейл комуникация
· системни съобщения

Уебсайт
За какво се използва:
· публична информация за заведението
· директен достъп от клиентски страници

Адрес
За какво се използва:
· визуализация на локацията
· ориентация за клиентите
· допълва Google/Maps интеграции

Отзив URL (Review URL)
Най-важният контакт за управление на рейтинги.
Какво представлява:
· директен линк към Google страницата за оставяне на отзиви
За какво се използва:
автоматично се вгражда в:
SMS-и
Email-и
страници за обратна връзка
използва се от променливата {ReviewURL}

Важно:
Без настроен Отзив URL:
· клиентите няма да бъдат пренасочвани към Google
· няма да се събират публични рейтинги
· логиката „над 8 → Google“ няма да работи

Координати
За какво се използват:
· точна геолокация на заведението
· бъдещи карти, навигации и интеграции